Гайд: Изменения в счетах-фактурах в 2024 году

При ведении бизнеса любое действие должно сопровождаться документарным подтверждением. Одним из первичных документов, выписываемых продавцом при реализации товара является счет-фактура.
В какой срок выставляют счет фактуру? Какой штраф за непредоставление счета-фактуры предусмотрен НК РФ? И главное, какие изменения в счетах-фактурах в 2024 году уже сейчас активно внедряются при совершении товарных операций. Обо всем этом мы поговорим в данной статье. 

Счет-фактура — это основной документ в налоговом учете, подтверждающий сумму налога по сделке. Также он подтверждает факт передачи и принятия товара сторонами.

Выделяют три вида счетов-фактур — стандартный, авансовый и корректировочный. 

• Стандартный оформляется непосредственно при передаче товара, либо в пятидневный срок после сделки. Его оформляет продавец. 
• Авансовый счет-фактуру выписывает покупатель в случае предварительной оплаты еще не полученных товаров или услуг. 
• Корректировочный счет-фактура выставляется, когда продавец изменяет ключевые данные в документе: наименование, количество ТМЦ, тариф, ставку налога, итоговую сумму документа.

Что отражает счет-фактура?
В нем отражается та сумма НДС, которая будет взята к учету бухгалтером. У продавца данная сумма НДС будет исходящей — суммой налога для уплаты в бюджет. У покупателя по этому же счету-фактуре будет входящий НДС.
Когда бухгалтер в конце месяца соберет сумму НДС по всем проданным товарам и определит сумму налога для уплаты в бюджет, сумму НДС по входящему счету-фактуре можно будет вычесть из рассчитанной суммы налога, тем самым уменьшить сумму налоговой нагрузки. 

! Если ваша фирма сделает столько закупок, что сумма входящего НДС окажется больше, чем НДС к уплате, то счета-фактуры станут основными документами, подтверждающими право на возврат из бюджета разницы в сумме НДС.

В какой срок выставляют счет фактуру?
По общему правилу оформить и выставить счет-фактуру необходимо в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Срок выставления счета-фактуры продавцом при получении аванса составляет тоже 5 календарных дней со дня получения суммы оплаты в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Электронный счет-фактуру продавец должен выставить так же в 5-тидневный срок после отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или получения аванса. Конечно, при условии, что у продавца и покупателя есть договоренность об использовании электронных счетов-фактур.

В течении какого времени хранится счет-фактура?
В течении 5 лет.

Кто подписывает счет-фактуру?
Подписывать счет-фактуру должны главбух и директор фирмы, либо другие лица, полномочия которых закреплены приказом или доверенностью на действия от имени организации.

! В счете-фактуре, выписанной индивидуальным предпринимателем, подпись главного бухгалтера не требуется, а подпись уполномоченного лица должна быть с реквизитами свидетельства о госрегистрации конкретного ИП.

Когда счет-фактура не нужен?
Счет-фактуру можно не выставлять в следующих случаях:

•  Сделка не облагается НДС
•  Стороны не являются плательщиками НДС
•  Организация продает изделия или оказывает услуги физическим лицам 
•  Юрлицо дарит что-то сотруднику или другому человеку безвозмездно.

Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:

• Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.
• Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.
• Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».
• Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.
• Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
• Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.
• Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.
• Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.
• Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
• В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.
• Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.
• Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.
• РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.
• В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.

Часто встречающиеся ошибки при заполнении счета-фактуры
Среди часто встречающихся недочетов выделяются:

• Неправильное указание, отсутствие названия, адреса, ИНН или КПП компании. Несоответствие занесенной информации действительным данным. Из-за ошибок, недочетов сложно идентифицировать продавца, грузополучателя. По этой причине СФ признается недействительной.
• Невозможно определить, какой товар или услуга предоставляется. В этой ситуации налог не будет возмещен.
• Неправильное определение валюты, указание количества или цены, ошибки при расчете стоимости. Вследствие таких ошибок невозможно определить конкретную стоимость услуг или товара, поэтому СФ рассматривается как неинформативный.
• Неправильный расчет НДС. Такие ошибки приводят к возникновению вопросов со стороны налоговой, они могут стать причиной проверки.

В каком виде выставляется счет?
При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. 
Счет-фактура в электронной виде считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от заключившего с ним договор оператора ЭДО. Дата, указанная в этом подтверждении, считается датой выставления такого счета-фактуры.

Где нужно делать отметку о заполненном счете?
Каждое предприятие, которое уплачивает НДС, должно оформлять СФ и регистрировать их в специальном журнале (журнал полученных и выставленных счетов фактур), если операция подлежит обложению налогом. Грузоотправитель проводит регистрацию в журнале выставленных счетов счет-фактуры (книга продаж), покупатель – в книге покупок. Такая регистрация подтверждает право на налоговый вычет. Цифры, которые внесены в книги, отражаются в декларации для налоговой инспекции.

СФ – важный документ бухгалтерского учета. Он служит основанием для получения компанией налогового вычета. Из документа можно взять нужные сведения для заполнения налоговой декларации. СФ может заполняться на бумажном носителе или в электронном виде, на листе альбомного или книжного вида. Но для составления документа обязательно должна использоваться утвержденная ПП РФ форма.

Если допустили ошибку?
Если вы обнаружили ошибки в счете, то можно внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

Корректировочный счет‑фактура на товар применяется, когда изменился объем или цена товаров или услуг:

• покупатель возвращает партию товаров или ее часть независимо от того, приняты товары на учет или нет;
• продавец предоставил покупателю скидки за выполнение определенных условий договора;
• в процессе приемки покупатель нашел недостачу или несоответствие по качеству товаров и услуг;
• покупатель обнаружил некачественные товары, которые он успел принять на баланс, но продавцу их не возвращает, а утилизирует собственными силами;
• продавец отгрузил покупателю товары по предварительным ценам. Впоследствии их пересмотрели с учетом цен, по которым продукцию продали конечным потребителям;
• при возврате товаров от покупателя, не являющегося плательщиком налога на добавленную стоимость, если товары уже были приняты им на учет.

У этой операции есть ряд требований:

1. Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Нужно проставить дату исправления.
4. Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

Нужно ли регистрировать корректировочный счет?
Корректировочные счета‑фактуры надо зарегистрировать в книге покупок или книге продаж, в зависимости от того, как изменилась стоимость.

• Если она выросла, то продавец вписывает в книгу продаж, при снижении цены — в книгу покупок.
• У покупателя наоборот: при уменьшении суммы — в книгу продаж, при увеличении — в книгу покупок.

! При увеличении стоимости. Возникшую разницу необходимо включить в налоговую базу текущего отчетного периода.

! При уменьшение стоимости. У продавца появляется право на вычет суммы НДС, излишне начисленной по первоначальному счету-фактуре.

Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации на НДС (форма КНД1151001).

Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.

Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.

Штраф за непредставление счета-фактуры

• Если не оформить корректировочный счет‑фактуру при увеличении цены продавца, налоговая может оштрафовать по ст. 120 НК РФ. Размер штрафа зависит от периода и налоговых последствий. А покупатель потеряет часть вычета по НДС.
• При уменьшении цены продавец теряет часть вычета по НДС, а покупателя могут оштрафовать по статье 120 НК РФ, если он не восстановит налог.

Штрафа за нарушение срока предоставления счета-фактуры нет. Организация может быть оштрафована только за отсутствие документа. Однако нарушенный порядок выставления счетов-фактур на стыке налоговых периодов все-таки может привести к штрафу.

• Так, несвоевременное предоставление документа может рассматриваться как его отсутствие. Например, когда организация выставляет в начале текущего налогового периода счет-фактуру, который нужно было выставить в конце предыдущего.

Изменения в счетах-фактурах в 2024 году

До 1 апреля 2025 года бизнес вправе использовать как текущий, так и обновленный формат заполнения счетов-фактур в рамках переходного периода. По его окончании останется только новый формат. В текущем формате счета-фактуры бизнес заполняет следующие графы, если имеет дело с прослеживаемыми товарами:

• 11 – регистрационный номер товарной партии;
• 12 и 12а – единица измерения количества товара;
• 13 – количество товара (в единицах измерения из предыдущей графы).

В новом формате дополнительно придется указывать стоимость товара в рублях и без учета НДС: для этого законодатели добавили графу 14.
До 1 апреля 2025 года старый и новый формат будут действовать одновременно в рамках переходного периода. По истечении этого срока останется только обновленный формат. 

Изменения в порядке заполнения документов происходят быстрее, чем мы успеваем свыкнуться со старыми нормами. Чтобы быть готовым к любой ситуации необходимо постоянное и всестороннее обучение. ЕВИДПО предлагает программу обучения по направлению “Юриспруденция”. Обученние проходит дистанционно, что позволит вам освоить интересующую тему, не выходя из дома.

1. Счет-фактура на товар выставляется продавцом при реализации продукции.
2. В случае, если при заполнении СФ вы допустили ошибку можно заполнить корректировочный счет.
3. Счет-фактура является первичным документом для последующего вычета НДС. Информация о выданном счете отражается в декларации на НДС( форма КНД1151001)
4. Штраф за непредставление счета-фактуры может быть выставлен в случае пропуска сроков предоставления документа.